Der Umschlag liegt seit drei Tagen auf dem Küchentisch. Du weißt ungefähr, was drin steht, und genau deshalb machst du ihn nicht auf. Irgendwann dann doch, meistens abends, und unten rechts steht eine Nachzahlung von 480 Euro. Darüber eine Liste mit Positionen, die aussieht, als hätte sie jemand extra so gebaut, dass man nicht nachfragt. „Verwaltungskosten“. „Instandhaltung allgemein“. „Sonstige Kosten“. Und hier kommt der Punkt, den die meisten nicht kennen: Die ersten beiden Posten haben in einer Nebenkostenabrechnung überhaupt nichts verloren. Kein bisschen. Die zahlt der Vermieter aus der Miete. Und der dritte ist nur dann zulässig, wenn im Mietvertrag konkret steht, was damit gemeint ist.
Kurz gesagt
- Umlagefähig ist nur, was in § 2 der Betriebskostenverordnung steht. Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten sind dort ausdrücklich ausgeschlossen.
- Die Klassiker, die trotzdem regelmäßig auftauchen: Hausverwaltung, Reparaturen, Instandhaltungsrücklage, Leerstandskosten, Kontogebühren und der Sammelposten „Sonstiges“.
- Du hast nach Zugang der Abrechnung zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Danach ist Schluss, auch bei offensichtlich falschen Posten.
Warum überhaupt etwas nicht umlagefähig ist
Die Logik dahinter ist simpel und eigentlich fair. Betriebskosten sind Kosten, die laufend anfallen, weil das Haus benutzt wird. Wasser, Müll, Heizung, Hausreinigung, Grundsteuer. Die verursachst du als Mieter mit, also zahlst du sie mit.
Alles, was mit dem Eigentum selbst zu tun hat, ist Sache des Eigentümers. Das Dach reparieren, die Heizung austauschen, die Abrechnung schreiben lassen, mit dem Steuerberater telefonieren. Das sind Kosten des Vermietens, und genau dafür kassiert der Vermieter die Kaltmiete. Diese Kosten ein zweites Mal über die Nebenkosten einzusammeln, wäre doppelt abgerechnet.
Dazu kommt § 556 Abs. 1 BGB: Der Vermieter darf Betriebskosten nur umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Steht im Vertrag gar nichts zu Nebenkosten, ist die Miete eine Inklusivmiete. Dann darf er auch die eigentlich umlagefähigen Posten nicht abrechnen. Das kommt seltener vor, aber es kommt vor.
Die vollständige Liste: Was raus muss
Ich habe die Posten danach sortiert, was mir in Abrechnungen am häufigsten unterkommt. Alles auf der rechten Seite gehört gestrichen.
Umlagefähig (§ 2 BetrKV)
- Grundsteuer
- Wasser, Abwasser, Niederschlagswasser
- Heizung und Warmwasser inklusive Wartung und Schornsteinfeger
- Aufzug: Strom, Wartung, Prüfung, Notrufsystem
- Straßenreinigung, Müllabfuhr, Winterdienst
- Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege, auch Ersatz abgestorbener Pflanzen
- Allgemeinstrom für Flur, Keller, Außenbeleuchtung
- Gebäudeversicherung und Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht
- Hausmeister, aber nur der laufende Teil
- Gemeinschaftsantenne, Breitband
- Waschküche und Trockenraum
Nicht umlagefähig
- Verwaltungskosten: Hausverwaltung, Buchhaltung, Erstellung der Abrechnung, Porto, Telefon
- Instandhaltung und Instandsetzung: jede Reparatur, vom tropfenden Wasserhahn bis zur Dachsanierung
- Instandhaltungsrücklage der Eigentümergemeinschaft
- Leerstandskosten für nicht vermietete Wohnungen
- Kontoführungs- und Bankgebühren des Mietkontos
- Rechtsanwalts- und Steuerberaterkosten, Gerichtskosten
- Kosten für Mietersuche, Inserate, Maklerprovision
- Mietausfallversicherung, Rechtsschutzversicherung
- Mitgliedsbeiträge in Eigentümerverbänden
- Erstanschaffungen: neue Mülltonnen, Erstbepflanzung des Gartens, neue Gartengeräte
- Miete und Anschaffung von Rauchwarnmeldern
- Kosten einer Modernisierung, auch anteilig
- Sammelpositionen ohne Erklärung, etwa „Sonstiges“
Verwaltungskosten und Instandhaltung sind die beiden mit Abstand häufigsten Fehler. Beide stehen wörtlich im Gesetz als ausgeschlossen, trotzdem tauchen sie in Abrechnungen ständig auf, oft getarnt als „Hausbewirtschaftung“ oder „Objektbetreuung“.
Die getarnten Varianten, auf die du achten musst
Selten steht da „Verwaltungskosten, 312 Euro“. Meistens ist es eleganter verpackt. Ein paar Beispiele aus echten Abrechnungen.
Der Hausmeister. Wenn er Laub fegt, Mülltonnen rausstellt und nach dem Rechten sieht, ist das umlagefähig. Wenn er die Kellertür repariert, Wohnungen an neue Mieter übergibt oder Handwerkertermine koordiniert, ist das Instandhaltung beziehungsweise Verwaltung. Eine Position „Hausmeisterservice pauschal“ ohne Aufschlüsselung ist angreifbar, weil du nicht erkennen kannst, welcher Anteil zulässig ist.
Der Aufzug. Wartungsvertrag und TÜV-Prüfung: umlagefähig. Der Austausch der Steuerung für 4.200 Euro: nicht umlagefähig. Steht beides in einer Zeile, muss der Vermieter trennen.
Die Rauchwarnmelder. Die jährliche Wartung darfst du bezahlen – aber nur, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich als sonstige Betriebskosten vereinbart ist. Die Miete der Geräte nie. Der Bundesgerichtshof hat das am 11.05.2022 entschieden (VIII ZR 379/20): Mietkosten für Rauchwarnmelder sind keine umlagefähigen Betriebskosten, weil sie wirtschaftlich an die Stelle der Anschaffung treten. Und die Anschaffung ist Sache des Eigentümers.
Der Leerstand. Steht die Wohnung im Erdgeschoss ein halbes Jahr leer, darf der Vermieter die Kosten dieser Wohnung nicht auf die übrigen Mieter verteilen. Er muss den Leerstandsanteil selbst tragen. Ein Blick auf die Gesamtfläche in der Abrechnung lohnt sich: Passt sie nicht zur tatsächlichen Wohnfläche des Hauses, stimmt der Verteilerschlüssel nicht.
„Sonstige Betriebskosten“. Die gibt es als Auffangposition in § 2 Nr. 17 BetrKV, aber nur für Kosten, die im Mietvertrag konkret benannt sind. Eine leere Sammelzeile ohne Erklärung ist unzulässig. Da kann alles drinstecken, und meistens steckt da auch etwas drin.
Damit du die Tarnnamen schneller erkennst, hier die Bezeichnungen, die mir am häufigsten begegnen:
| Position in der Abrechnung | Was dahintersteckt | Umlagefähig? |
|---|---|---|
| Hausbewirtschaftung | meist die Hausverwaltung | Nein (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV) |
| Objektbetreuung | Mischung aus Hauswart und Verwaltung | Nur der Hauswart-Anteil, aufgeschlüsselt |
| Hausmeisterservice pauschal | laufende Pflege plus Reparaturen | Nur der laufende Teil, Reparaturen raus |
| Instandhaltung allgemein | Reparaturen am Gebäude | Nein (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV) |
| Aufzugskosten gesamt | Wartung, Prüfung und Reparatur in einer Zeile | Nur Wartung und Prüfung (§ 2 Nr. 7 BetrKV) |
| Rauchwarnmelder | meist Gerätemiete, manchmal Wartung | Miete nein, Wartung nur bei Vereinbarung |
| Sonstige Kosten | alles, was sonst nirgends passte | Nur wenn im Mietvertrag benannt (§ 2 Nr. 17 BetrKV) |
| Verwaltungspauschale | Verwaltungskosten mit anderem Namen | Nein, auch nicht bei Vereinbarung im Wohnraummietvertrag |
Du musst nicht dreizehn Positionen einzeln gegen die Betriebskostenverordnung halten. Der Nebenkosten-Check prüft deine Abrechnung automatisch nach festem Regelwerk auf nicht umlagefähige Posten, Fristfehler und falsche Verteilerschlüssel – und erstellt daraus das fertige Widerspruchsschreiben. 24,90 Euro einmalig, die Erstprüfung kostet nichts.
Abrechnung jetzt prüfenDie Fristen, an denen alles hängt
Hier wird es unromantisch, aber diese Zahlen entscheiden, ob dein Einwand noch etwas wert ist.
- 12 Monatehat der Vermieter nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Abrechnung zuzustellen (§ 556 Abs. 3 BGB)
- 12 Monatehast du nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben
- 3 JahreVerjährung für Rückforderungen aus bereits gezahlten, unberechtigten Posten
Die erste Frist ist die schärfste. Kommt die Abrechnung für 2025 erst im Februar 2027, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Die Frist gilt strikt, verspätet ist verspätet – außer er kann beweisen, dass er die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Das gelingt fast nie.
Die zweite Frist läuft gegen dich. Wer ein Jahr lang nichts sagt, kann später auch offensichtlich falsche Positionen nicht mehr angreifen. Deshalb: Widerspruch lieber zu früh als zu spät, notfalls vorsorglich, während du noch die Belege anschaust.
So gehst du konkret vor
Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge. Den kompletten Weg von der Frist bis zum Widerspruch findest du im Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.
- Abrechnungszeitraum und Zugangsdatum notieren. Umschlag aufheben oder das Datum auf der Abrechnung fotografieren. Beides brauchst du für die Fristberechnung.
- Jede Position gegen § 2 BetrKV halten. Steht sie nicht im Katalog und ist sie nicht als sonstige Betriebskosten im Mietvertrag benannt, ist sie raus.
- Verteilerschlüssel prüfen. Gesamtfläche, dein Anteil, Personenzahl. Rechne die Prozentwerte einmal nach, da verstecken sich erstaunlich viele Fehler.
- Belegeinsicht verlangen. Du hast Anspruch darauf, die Originalrechnungen zu sehen. Das ist der wirksamste Hebel überhaupt, weil sich Pauschalposten dabei regelmäßig auflösen.
- Schriftlich widersprechen. Positionen einzeln benennen, Begründung dazu, Frist zur Korrektur setzen. Nachzahlung bis zur Klärung unter Vorbehalt zahlen oder den strittigen Teil zurückhalten.
Die Schritte zwei bis fünf sind genau der Teil, der bei den meisten liegen bleibt. Verständlich, das ist ein Abend Arbeit, und man weiß nie, ob man etwas übersieht. Wenn du es dir sparen willst: Eine Software kann die Nebenkostenabrechnung prüfen und liefert dir den Prüfbericht, das Widerspruchsschreiben und das Anschreiben zur Belegeinsicht als PDF. Unterschreiben und abschicken musst du selbst, und das ist auch richtig so, denn es ist deine Abrechnung und dein Mietverhältnis.
Und der Allgemeinstrom?
Der ist umlagefähig, keine Frage. Interessant ist trotzdem, welcher Tarif dahintersteckt. In vielen Häusern läuft der Flur- und Kellerstrom seit Jahren in der Grundversorgung, weil sich niemand darum gekümmert hat. Zahlen tust du das anteilig mit. Dasselbe Spiel läuft oft bei deinem eigenen Haushaltsstrom: Wer nie gewechselt hat, ist automatisch in der Grundversorgung, und die ist fast immer der teuerste Tarif im Ort. Das ist kein Nebenkostenthema, aber es ist dasselbe Muster. Eine Abrechnung, die man nicht hinterfragt, kostet Geld. Wenn du das mal eben erledigen willst, macht das unser Wechselservice für Strom und Gas.
Fazit
Nicht umlagefähige Nebenkosten sind kein Grauzonenthema. Verwaltung und Instandhaltung stehen wörtlich als ausgeschlossen im Gesetz, Leerstand und Rücklagen sind durch die Rechtsprechung geklärt, und ein Sammelposten ohne Erklärung war noch nie zulässig. Trotzdem stehen diese Positionen jedes Jahr in Millionen Abrechnungen, schlicht weil kaum jemand nachrechnet.
Du musst nicht Mietrecht studieren. Du musst nur einmal im Jahr eine Stunde investieren oder die Prüfung abgeben. Wer wissen will, ob die eigene Abrechnung sauber ist, kann sie hier kostenlos vorprüfen lassen und bekommt schwarz auf weiß, welche Posten gestrichen gehören. Und wenn alles stimmt, weißt du das auch. Das ist ehrlich gesagt auch ein Ergebnis.
