Der Brief liegt seit drei Tagen auf dem Küchentisch. Du weißt, was drin steht. Nachzahlung. Und du weißt auch, dass du ihn eigentlich mal aufmachen und durchgehen solltest. Position für Position. Nur: Woher sollst du wissen, was da überhaupt draufstehen darf? Genau da liegt der Trick. Der Vermieter darf nämlich nicht alles umlegen, was das Haus an Kosten verursacht. Es gibt eine Liste. Die ist seit Jahren unverändert, sie steht in der Betriebskostenverordnung und sie hat genau 17 Punkte. Alles, was nicht in diese Liste passt, zahlt der Vermieter aus seiner eigenen Tasche.
Kurz gesagt
- § 2 der Betriebskostenverordnung listet 17 Positionen auf – nur die sind umlagefähig, und nur dann, wenn der Mietvertrag es vereinbart.
- Verwaltung, Reparaturen und Instandhaltung gehören nie auf die Abrechnung. Das sind die häufigsten und teuersten Fehler.
- Du hast nach Erhalt der Abrechnung zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Danach ist das Thema durch.
Die Grundregel: ohne Mietvertrag kein Cent
Bevor wir zu den 17 Positionen kommen, eine Sache vorweg, die viele überspringen. Betriebskosten darf der Vermieter nur umlegen, wenn im Mietvertrag steht, dass du sie trägst. Steht da nichts, ist die Miete eine Inklusivmiete. Dann kann er dir später keine Nebenkostenabrechnung schicken und Geld nachfordern. So einfach ist das.
In den meisten Verträgen steht ein Satz wie „Der Mieter trägt die Betriebskosten im Sinne des § 2 BetrKV“. Dieser Verweis reicht aus, dann gelten alle 17 Positionen. Steht im Vertrag dagegen eine konkrete Aufzählung mit sieben Punkten, darf auch nur über diese sieben abgerechnet werden. Hol den Vertrag raus, bevor du die Abrechnung prüfst. Das ist die zehn Minuten wert.
Die 17 Positionen aus § 2 BetrKV
Hier ist die vollständige Liste. Ich habe dazugeschrieben, wo es in der Praxis regelmäßig hakt.
| Nr. | Position | Worauf du achten solltest |
|---|---|---|
| 1 | Grundsteuer | Muss mit dem Bescheid übereinstimmen. Seit der Grundsteuerreform ab 2025 haben sich viele Beträge spürbar verändert – nach oben und nach unten. |
| 2 | Wasserversorgung | Inklusive Zählermiete und Eichung. Die Anschaffung eines neuen Zählers gehört nicht dazu. |
| 3 | Entwässerung | Schmutz- und Niederschlagswasser. Rohrreinigung nur, wenn sie regelmäßig erfolgt. |
| 4 | Heizung | Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Schornsteinfeger, Messdienst. |
| 5 | Warmwasser | Gleiche Logik wie bei der Heizung. |
| 6 | Verbundene Heiz- und Warmwasseranlagen | Wenn beides aus einer Anlage kommt, muss sauber aufgeteilt werden. |
| 7 | Aufzug | Betriebsstrom, Wartung, Notrufsystem. Reparaturen nicht. Erdgeschossmieter zahlen trotzdem mit, sagt der BGH. |
| 8 | Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Auch Sperrmüllentsorgung, wenn sie regelmäßig anfällt. |
| 9 | Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Treppenhaus, Keller, Hof. Eine einmalige Schädlingsbekämpfung wegen eines Befalls ist Instandhaltung. |
| 10 | Gartenpflege | Rasen, Hecken, Erneuerung von Pflanzen. Eine neu angelegte Terrasse nicht. |
| 11 | Beleuchtung | Strom für Flure, Keller, Außenanlagen. |
| 12 | Schornsteinreinigung | Oft schon in Position 4 enthalten. Taucht sie zweimal auf, zahlst du doppelt. |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Gebäude, Feuer, Wasser, Haftpflicht. Eine Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung gehört nicht dazu. |
| 14 | Hauswart | Nur die Hausmeistertätigkeit. Zeiten für Reparaturen und Verwaltung müssen abgezogen werden. |
| 15 | Gemeinschaftsantenne und Breitband | Hier hat sich 2024 am meisten geändert, dazu gleich mehr. |
| 16 | Wascheinrichtungen | Strom und Wartung der Gemeinschaftswaschküche. |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | Die Problemposition. Nur wirksam, wenn die Kostenart im Mietvertrag konkret benannt ist. |
Position 17 ist kein Freibrief. Viele Vermieter behandeln sie aber genauso. „Sonstige Betriebskosten: 312 Euro“, ohne jede Erläuterung – das ist unzulässig. Der Bundesgerichtshof verlangt, dass jede Kostenart, die unter Nummer 17 fällt, im Mietvertrag ausdrücklich genannt wird. Also „Wartung der Rauchwarnmelder“ oder „Dachrinnenreinigung“. Steht das nicht drin, kannst du den Betrag streichen.
Rund 2,30 Euro pro Quadratmeter und Monat – so hoch liegen die Betriebskosten laut Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes im Schnitt, wenn alle Positionen umgelegt werden. Bei 75 Quadratmetern sind das über 2.000 Euro im Jahr. Die zweite Miete ist kein Spruch.
Kabelfernsehen: die Position, die 2026 noch immer falsch abgerechnet wird
Bis Mitte 2024 durfte der Vermieter die Kosten für den Kabelanschluss pauschal auf alle Mieter umlegen. Egal, ob du ferngesehen hast oder nicht. Dieses sogenannte Nebenkostenprivileg ist zum 30. Juni 2024 ersatzlos weggefallen. Seit dem 1. Juli 2024 gilt: Kabel-TV ist Sache jedes Mieters, der Vertrag läuft direkt zwischen dir und dem Anbieter.
Und trotzdem taucht die Position in Abrechnungen für 2024 und 2025 immer noch auf. Mal aus Schlamperei, mal weil die Hausverwaltung die Softwarevorlage nicht angefasst hat. Schau nach. Rund 120 bis 180 Euro im Jahr sind da schnell drin, und die stehen dir zu.
Ausnahme: Bei einem neu verlegten Glasfasernetz darf der Vermieter ein Bereitstellungsentgelt umlegen – maximal 60 Euro im Jahr und höchstens fünf Jahre lang. Das ist gesetzlich gedeckelt. Alles darüber gehört gestrichen.
17 Positionen, ein Umlageschlüssel und vier Seiten Zahlen – und du sollst entscheiden, was davon stimmt. Der Nebenkosten-Check prüft deine Abrechnung automatisch nach festem Regelwerk und erstellt daraus das fertige Widerspruchsschreiben, 24,90 Euro einmalig, die Erstprüfung kostet nichts.
Abrechnung jetzt prüfenWas definitiv nicht auf die Abrechnung gehört
Die zweite Hälfte der Wahrheit ist genauso wichtig. Es gibt Kosten, die bleiben beim Eigentümer. Immer. Auch wenn im Mietvertrag etwas anderes steht, denn solche Klauseln sind unwirksam.
Umlagefähig
- Laufende Wartung der Heizungsanlage
- Eichung und Miete von Wasserzählern
- Prüfung der Elektroanlage, wenn sie regelmäßig erfolgt
- Gebühren für Müll, Straßenreinigung, Entwässerung
- Gebäude- und Haftpflichtversicherung
Nicht umlagefähig
- Verwaltungskosten, Hausverwaltung, Buchhaltung
- Reparaturen aller Art, auch die kleine am Aufzug
- Instandhaltungsrücklage
- Bank- und Kontoführungsgebühren
- Porto, Telefon, Kosten der Abrechnungserstellung
- Mietausfall und Leerstandskosten
- Anwalts- und Gerichtskosten
Besonders häufig und besonders ärgerlich: die Leerstandskosten. Steht im Haus eine Wohnung leer, muss der Vermieter den Anteil dieser Wohnung selbst tragen. Er darf ihn nicht auf die verbleibenden Mieter verteilen. Prüfe deshalb immer, ob die Gesamtfläche in der Abrechnung der tatsächlichen Gesamtfläche des Hauses entspricht. Wenn dort plötzlich 420 statt 510 Quadratmeter stehen, zahlst du für den Leerstand mit.
Ähnlich oft falsch ist die Verteilung selbst. Ob nach Wohnfläche, nach Personen oder nach Verbrauch abgerechnet wird, macht bei der Müllabfuhr schnell 100 Euro Unterschied. Welcher Schlüssel wann gilt und wann du widersprechen kannst, steht ausführlich in unserem Beitrag zum Umlageschlüssel bei den Nebenkosten.
Heizkosten sind ein Kapitel für sich
Die Positionen 4 bis 6 machen in den meisten Abrechnungen mehr als die Hälfte der Summe aus. Und hier gelten zusätzlich die Regeln der Heizkostenverordnung. Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent müssen nach Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Fläche. Hält sich der Vermieter nicht daran, darfst du den Heizkostenanteil um 15 Prozent kürzen. Das ist kein Verhandlungsangebot, das ist ein Recht aus § 12 HeizkostenV. Es gibt insgesamt drei solcher Kürzungsrechte bei der Heizkostenabrechnung, und sie werden erstaunlich selten genutzt.
Was übrigens nicht über die Nebenkosten läuft: dein eigener Strom und, bei Etagenheizung, dein Gas. Die zahlst du direkt an deinen Versorger. Und das ist die Stelle, an der du ohne jeden Streit mit dem Vermieter Geld sparen kannst – ein Anbieterwechsel bringt bei einem Vierpersonenhaushalt oft mehrere Hundert Euro im Jahr. Unser Wechselservice übernimmt das Ganze inklusive Kündigung beim alten Anbieter.
Fristen: zwölf Monate hin, zwölf Monate zurück
Beim Geld wird es konkret, deshalb hier nüchtern die Zahlen, auf die es ankommt.
- 12 Monatehat der Vermieter nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, dir die Abrechnung zu schicken
- 12 Monatehast du ab Zugang der Abrechnung Zeit für Einwendungen
- 30 Tageübliche Zahlungsfrist – zahle unter Vorbehalt, wenn du noch prüfst
Heißt im Klartext: Kommt die Abrechnung für 2024 erst im März 2026 bei dir an, musst du keinen Cent nachzahlen. Ein Guthaben bekommst du trotzdem.
So gehst du praktisch vor
- Mietvertrag prüfen. Welche Positionen sind überhaupt vereinbart, steht dort ein Verweis auf die BetrKV oder eine eigene Liste?
- Formales checken. Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Umlageschlüssel, dein Anteil, deine Vorauszahlungen. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell unwirksam.
- Positionen durchgehen. Alles streichen, was Verwaltung, Reparatur oder Instandhaltung ist. Und alles, was nicht in die 17er-Liste passt.
- Belegeinsicht verlangen. Du darfst die Originalrechnungen sehen. Schriftlich anfordern, Frist von 14 Tagen setzen.
- Widerspruch schriftlich einlegen. Mit Begründung, mit Datum, am besten per Einschreiben. Und zwar innerhalb der zwölf Monate.
Ganz ehrlich: Die Schritte 2 bis 5 sind Arbeit. Du musst wissen, welcher BGH-Beschluss für den Hauswart gilt und wie ein Widerspruch formuliert sein muss, damit er ernst genommen wird. Genau diesen Teil nimmt dir der Check ab – du kannst deine Nebenkostenabrechnung prüfen lassen, die Software geht die Positionen nach einem festen Regelwerk durch, und du bekommst Prüfbericht, fertiges Widerspruchsschreiben und das Anschreiben zur Belegeinsicht als PDF. Unterschreiben und abschicken musst du selbst, das ist und bleibt deine Sache.
Fazit
Die Liste der umlagefähigen Nebenkosten ist endlich. 17 Positionen, mehr nicht. Alles, was nach Verwaltung, Reparatur oder Rücklage klingt, hat auf deiner Abrechnung nichts verloren. Rund jede zweite Abrechnung enthält Fehler, und die gehen fast immer zulasten des Mieters. Schau dir vor allem Position 15 an – seit dem Wegfall des Kabelprivilegs wird dort viel falsch abgerechnet. Und kontrolliere die Gesamtfläche auf versteckten Leerstand.
Wenn dir die Prüfung zu mühsam ist, lass die Abrechnung automatisch gegenchecken. Die Erstprüfung ist kostenlos, das komplette Paket kostet 24,90 Euro einmalig. Ob sich der Streit danach überhaupt lohnt, hängt vom Betrag ab – dazu haben wir aufgeschrieben, wann sich das Anfechten der Nebenkostenabrechnung rechnet. Und lass den Brief nicht wieder drei Tage liegen. Die zwölf Monate laufen ab dem Tag, an dem er im Briefkasten war.
